Quels documents pour l’intranet?

Si nous devons construire ensemble l’intranet, par expérience et dans nos laboratoires nous avons tous à utiliser un certain nombre de documents (pdf, word, excel, png, jpeg, et.) nécessaires à nos tâches quotidiennes et relativement faciles à identifier.
Cette page recense les documents indispensables au démarrage de FLUO dans l’intranet après consultation de nos intranets respectifs (sauf le LPT).
La prochaine étape est de présenter cette structure au directoire autour d’un comité web à définir.

On peut ensuite présenter le site aux différentes divisions et pôles.

Il est important de noter que l’intranet concentre en un seul endroit des documents et liens utiles à tout le monde et n’a pas vocation de se substituer aux zones propres à chaque pôle. Le sujet doit être aborder rapidement auprès de la direction.

On peut démarrer avec le minimum vital et alimenter au fur et à mesure dès le basculement, nous verrons après retour des utilisateurs les améliorations possibles.

Cahier des charge minimum suite à la réunion du 1er Octobre 2019 Mise en place de procéduresNom de l'onglet
  • Le thème doit être simple, nous avons retenu Ocean WP
  • Le thème doit être suffisamment riche pour ajouter des fonctionnalités
  • L’ergonomie doit être simple et attractive (Zones identifiées par des couleurs)
  • Pas de bandeau image (slider) ou minimaliste ou occasionnel
  • Les rubriques doivent êtres bien pensées en adéquation avec les besoins des personnels
  • Le webdesign sera accordé à la futur charte graphique

Il est indispensable dans notre nouvelle structure de mettre en place des procédures dans certaines divisions (administratives, achats, communication, RH, etc.) et ce pour faciliter les démarches pour nos collaborateurs.

Ces procédures devraient idéalement se trouver dans notre intranet, elles seront disponibles au fur et à mesure de leur validation par les service et la direction.

Contenu de l’onglet

Direction

  • Règlement intérieur
  • Organigrammes (structurel & fonctionnels pôles, services)
  • Comités de direction
  • Directoire
  • Calendrier direction ???? Quesako

Vie du laboratoire

  • Règlement intérieur
  • Organigrammes (structurel & fonctionnels pôles, services)
  • Comités de direction
  • Directoire
  • Conseils de laboratoire, scientifique
  • CLHSCT : membres + CR
  • Comptes rendus (CD, CPL, CS, CLHSCT, etc.)
  • Assemblé générales, AG, etc (doc)
  • Trombinoscopes (?)
  • Lettre interne, newsletters (?), liens réseau social (?)
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Administration

Financier (source Marie France Grandisson responsable IPN)

  • Bordereau de transmission pour projets de marchés >90K€
  • Bordereau de transmission RECA
  • Référentiel NACRES (août 2018)
  • Formulaire d’accompagnement avec publicité et mise en concurrence pour achats compris entre 25 k€ et 144k€ HT
  • Formulaire d’accompagnement sans publicité et mise en concurrence pour achats compris entre 25 k€ et 144 k€ HT
  • Certificat achat hors marché
  • Attestation de frais de réceptions
  • Bonnes pratiques pour les déplacements à l’étranger
  • Conseil de sécurité informatique pour les déplacements à l’étranger
  • Fiche de consignes pour missions aux USA
  • Recours aux services d’hébergement et transport en ligne par des agents en mission
  • Liste des pays à risques nécessitant l’accord du FSD
  • Demande d’avance sur missions
  • Etat des frais (07/2019)
  • SERVICES D’ASSURANCE Assistance Rapatriement (CNRS)
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Ressources humaines

  • Accueil (livret d’accueil « projet ») + documents ( fiche de renseignement (FR-EN), visite médicale, mémento sécurité (FR-EN))
  • Stagiaires :  docs + liens
  • Carrières
  • Concours
  • Temps de travail : congés, télétravail + liens (AGATE)
  • Formulaires : liens CNRS, Documents
  • Notes de la direction FLUO
  • Télétravail : Textes CNRS + liens + planning FLUO?
  • RIFSEPP : Liens
  • La retraite
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Formation permanente

  • Liens (sygefor) + notes + docs (formulaires)
  • Plan de formation : Synthèse & besoins
  • Bilan formation
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Magasin achats

  • Marchés DR4
  • Formulaires : liens, exemple : Commandes bouteilles de GAZ
  • Catalogue en ligne (PDF)
  • Logistique : Docs (DHL, Résa voitures, etc.) + formulaires en ligne
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Infrastructure (équivalent SMI au LAL site WP)

  • Plans de sécurité?
  • Plans bâtiments?
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Informatique

  • Supports : Sites WP LAL, Wikki IPN, à définir!
  • Formulaire en ligne : ouverture de compte
  • Documents : charte informatique (FR-EN), demandes d’interventions (téléphone + matériels), installation, visas, formulaires utilisateurs, etc.
  • Informations « Incidents & maintenance » : état serveurs et machines, coupures, etc…
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Services supports

SPR (Hygyène & Sécurité)

  • DUER ou DUERP
  • lien CLHSCT
  • Demandes travaux
  • Documents de prévention
  • Section de Contrôle en Radioprotection (SCR) : Docs + notices (FR-EN)
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Communication

Interne labo

  • Charte graphique (complète + synthétique)
  • Règles de bonnes pratiques (direction/com)
  • Autorisation prise de vue

Au CNRS

  • Intranet DirCom
  • RGPD (lien informatique)

Les logotypes

  • FLUO + Tutelles + partenaires (autres organismes, région,etc.)
  • Les documents: CDV FLUO, papier entête FLUO, modèle PPT + slides présentation FLUO, gabarit poster A0 générique
  • Plans FLUO : Plan FAC, Plan FLUO, plans plateformes, accès salles+auditorium, etc.
  • Plans de signalétiques bâtiments (Com – projet)
  • Procédures (qualité – aide aux agents ds la démarche)
  • Contact/Adresse générique

Valorisation (?)

Bibliothèque (?)

Les service en ligne

Evento, SYGEFOR, ARIANE, AGATE, IN2P3-Forge, ATRIUM, OWNCLOUD, FILEZ (??), Réservation de salles, Réservations visio-conférences , Réservation matériel informatique, Réservation véhicules (LAL+CERN),etc.

Les formulaires en ligne

Ouverture de compte informatique, DA-BE IPN, Commande de bouteilles de GAZ, Commande de couches-minces (site public car clients),

Téléphonie & annuaires :

Doc téléphones CISCO, Annuaires PDF de FLUO (export base tt les 15 jours), liens annuaires IN2P3, CNRS, FLUO